Assinar documento digitalmente – saiba todas as vantagens

Mais um dia, mais uma análise sobre a possibilidade de substituir sua caneta por uma ferramenta para assinar documento digitalmente. Mas, antes de começarmos com nossa conversa de hoje, gostaríamos que você analisasse com carinho o cenário atual (mundialmente falando mesmo, ok?!): home office sendo uma realidade completamente palpável, ambientes corporativos cada vez mais ligados por meio da tecnologia.

Ficam as seguintes perguntas: como continuar funcionando em um mundo que, além de ser cada vez mais digital, vez ou outra troca seu ambiente de negócios inteiramente para a esfera virtual?

Em verdade vos digo, meu caro, quem consegue assinar documentos digitalmente tem muitas vantagens nesse “novo normal”.

Entenda como é fácil assinar documento digitalmente

E nós podemos, claramente, te ajudar nessa demanda. Primeiramente, você precisa saber que, para usufruir desse processo de assinatura digital, você precisa trazer uma plataforma especializada para sua rotina de trabalho. Siga os passos:

  1. Armazenamento:  ideia é que, apoiada no sistema de armazenamento em nuvem (quando você salva documentos no Google Drive, por exemplo), a ferramenta terá, para você, uma mensalidade fixa e te auxiliará no processo de assinatura.
  2. Identificação por e-mail: Você fará o login na plataforma contratada, “subirá” seu documento para a mesma (por isso ela precisa do suporte de armazenamento em nuvem), adicionará os nomes dos signatários e seus respectivos e-mails.
  3. A ordem em que cada um deve autenticar e mostrar, no documento, em quais pontos cada um precisa apor sua assinatura.
  4. Você pode importar a imagem de sua assinatura, assinar sobre a tela ou escolher um desenho cursivo sugerido pelo sistema. Não se preocupe, esses traços apresentam caráter apenas simbólico, o que garante a autenticidade da subscrição é o conjunto de códigos que serão vinculados ao documento (essa será a grande mágica do processo).
  5. Feito isso, basta clicar em “assinar” e, em seguida, “enviar”.
  6. Uma vez que você tenha assinado e enviado, será criado o que se chama de “envelope”, um conjunto de informações que permitirá acompanhar cada passo do documento (gerenciamento completo).
  7. Nessa etapa, será remetido um link aos destinatários, por meio do qual eles também poderão afixar suas firmas. Isso significa que todos deverão passar pela saga da assinatura digital – o que trará ainda mais segurança a todos os envolvidos.

E como realmente funciona a assinatura digital?

Se você já tem o hábito de vir participar das nossas conversas aqui no blog, já tem em mente que a ideia de “assinatura digital” é muito diferente de “assinatura digitalizada”.

A assinatura digitalizada é apenas uma reprodução da imagem da assinatura que você fez no papel. Ou seja, ela não tem codificação e muito menos autenticidade. Segurança 0, meu caro. Justamente por isso, essa forma de reprodução não apresenta validade no campo jurídico.

A Assinatura digital ocorre ao assinar documento digitalmente, você substitui caneta e papel por um documento eletrônico que contém os registros da “identidade virtual” de seu proprietário e que é inviolável, com isso ele mantém validade jurídica equivalente a de um papel assinado à caneta.

Pense em fórmulas matemáticas, criptografia e outras genialidades

A tecnologia utiliza para manter a integridade dos dados! Pois bem… Isso, você vê por aqui! Exatamente porque, no caso de uma assinatura digital, trata-se de uma função matemática aplicada sobre os dados de entrada (mensagem de texto, contrato virtual etc.), o que se faz mediante a geração de informações da chave pública e privada.

De forma breve e resumida, dizemos que a chave privada é de conhecimento apenas do signatário (ou seja, só você sabe), enquanto a pública é de livre acesso (as duas chaves estão interligadas, sendo que uma criptografa as informações e a outra as desembaralha para o destinatário).

Para o dia a dia das empresas, o elevado nível de segurança da assinatura eletrônica, conciliado com a praticidade sem igual, fez da assinatura eletrônica super comum. Especialmente pela sua versatilidade e escalabilidade.

Você pode assinar documento digitalmente de qualquer dispositivo

Mesmo que esteja em uma área sem acesso à Internet (como localidades rurais), pode fechar contratos normalmente (a confirmação da operação será feita quando do retorno do sinal).

Para fechar com chave de ouro, podemos dizer, com total certeza e clareza, que estamos aptos a te ajudar indo além do presente artigo.

Somos especializados em soluções para o mercado de documentos digitalizados

Temos como propósito ser protagonistas na inovação digital, oferecendo economia, sustentabilidade e a emissão cada vez menor de poluentes e resíduos na produção do papel – ou seja, a inovação da assinatura digital está aqui: na Assinatura Sem Papel.

Conte com a nossa equipe com expertise em Gestão Documental, Tecnologia e Suporte jurídico para mudar a sua empresa! Seja um protagonista da transformação digital e entre em contato com uma plataforma simples, fácil de utilizar, dinâmica e segura. Você não terá mais dúvida sobre a forma de assinar digitalmente a documentação de sua empresa.

Nós, todos nós, somos a mudança da nossa geração. Você também! Inove! Entre em contato!

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