Possibilidade de descarte de documentos após assinatura digital

Documentos digitais têm validade jurídica? Posso jogar o papel fora após a digitalização? Assinatura digital tem validade legal e como funciona o descarte de documentos? Quando o assunto é digitalização, essas são as principais dúvidas que surgem na cabeça de qualquer gestor, mas, a que mais me empolga é: será que a era do papel, finalmente, está terminando?

Se você é novo por aqui, seja muito bem-vindo à Assinatura Sem Papel, temos conteúdo em nosso blog que ajudará você a sanar algumas dessas dúvidas. Basta clicar aqui!

Caso já venha seguindo nossa “saga digital”, então, bem vindo de volta. Hoje, vamos conversar sobre um dos pontos abordados – continuando a visão restrita à assinatura digital.

Descarte de documentos após a assinatura digital

Hoje, é possível que estejamos perto deste grande feito: armazenar documentos apenas no meio digital, sem depender de corredores lotados de arquivos . Afinal, sendo bem sinceros, sempre havia uma insegurança em manter o arquivo físico mesmo tendo os documentos no computador mas, depois de estudar a legislação e  a tecnologia a  fundo , podemos compreender melhor, e ficar mais seguros.

No que tange a validade, já conversamos aqui, e já temos ciência de alguns pontos:

PONTO 1 – Há um tratamento jurídico diferenciado entre documento nato digital e documento digitalizado;

PONTO 2 – O documento nato digital possui validade jurídica assegurada desde que assinado com certificado digital. (MP2200/01 art.10º)

PONTO 3 – O documento digitalizado pode ser descartado desde que siga as orientações técnicas e jurídicas publicadas na lei 12.682/12 e no decreto 10.387/20. Após também ser assinado com certificado digital, poderá ser seguramente destruído de acordo com o Artigo 2º da lei 12.682/12.

Destruição do documento original físico

Em 2019, a chamada MP da liberdade econômica (881/2019) – convertida na Lei 13.874/2019 -, estabeleceu como essencial ao desenvolvimento e crescimento econômicos do País o direito de toda pessoa natural ou jurídica arquivar qualquer documento por meio digital. O documento digital foi equiparado ao documento em meio físico, para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público, deixando pendente a regulamentação dos requisitos técnicos a serem observados.

Aqui, estabelecemos a equidade entre os documentos – o que torna tudo judicialmente cabível para sua empresa.

A lei da liberdade econômica evoluiu a Lei 12.682/2012 ao autorizar a destruição do documento original após a digitalização, se constatada a integridade do documento digital. Veja o texto da lei:

“ Art. 2º, § 1º  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

A necessária e suficiente regulamentação para descarte seguro do documento original sedimentou-se com o Decreto 10.278/20. A fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos jurídicos do documento original, foram definidos os meios e requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos ou privados.

Segundo André Lemos CEO da Assinatura Sem Papel, “Pela primeira vez na história a legislação impulsionou a gestão das empresas para uma necessária gestão paper less, contribuindo para a redução de custos, melhoria da gestão e o respeito ao meio ambiente.”

“Agora com o Decreto 10.278, digitalizei, posso jogar o papel fora?”

Segundo o Art. 9º do decreto:

“Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.”

Para assegurar a validade jurídica do documento digitalizado, é necessário além da aplicação da assinatura digital com certificado ICP Brasil; observar a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; além de atender aos requisitos de confidencialidade e interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Diante dessa nova possibilidade de descarte do documento original recairá sobre o detentor do documento a responsabilidade legal por esse procedimento.

Segundo Leonardo Feldman, COO da Assinatura Sem Papel: “O recomendado é que a digitalização de documentos seja tratada como um projeto. Primeiro porque trata-se de documentos que são vitais para sua empresa, segundo, porque o projeto envolverá algumas etapas que precisarão de organização e planejamento.”

Que tal trazer esse projeto para nós? Podemos cuidar de seus documentos com segurança e qualidade completamente alinhado com a legislação.

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