Documentos digitais e certificados: sustentabilidade para as empresas

Queremos que, por um breve minuto, você foque seus pensamentos na seguinte expressão: sustentabilidade para as empresas. E por que esse foco agora? Pois bem, meu caro, a sustentabilidade para as empresas não é um custo, é um investimento.

Empresas que investem em sustentabilidade possuem uma melhor visibilidade e aceitação pelos clientes, sendo um diferencial competitivo.

Existem diversas maneiras das empresas investirem em sustentabilidade, uma delas é adotando a economia de papel – com documentos digitais e certificados também digitais. É exatamente sobre isso que falaremos hoje.

Já fez o cálculo de quantos papéis você imprime por dia?

Ou quantos comprovantes impressos recebe? Esse cálculo foi feito por uma empresa americana (consolidada, também, em nosso território) e verificou o quanto a substituição do papel por assinatura eletrônica e processos digitais economiza no meio ambiente.

Esse foi um estudo com resultados surpreendentes: em 2,28 bilhões de documentos online emitidos pela empresa, foram evitadas mais de 1,8 mil piscinas olímpicas em água e 139 Florestas da Tijuca em árvores.

Um simples papel ofício (esse mega normal que compramos e usamos para todas as nossas impressões DIÁRIAS) demora, em média, de 3 a 6 meses para se decompor na natureza.

Esse tipo de resíduo é o segundo mais produzido nas cidades, aproximadamente 26%. Em primeiro, com 52%, são lixos orgânicos.

Empresas são as grandes responsáveis pela produção em larga escala de papel

Seja em contratos, documentos ou comprovantes. Mas, graças a tecnologia (e a empresas como a Assinatura Sem Papel), esse cenário já começa a mudar.

Como já mencionamos anteriormente, certificados digitais e documentos digitais funcionam com uma identificação eletrônica usada tanto por pessoas físicas quanto por empresas e outras instituições. Ou seja, você, enquanto empresário, possui uma identidade ligada ao mundo digital.

Isso garante segurança, autenticidade e faz com que os documentos digitais sejam legalmente certificados para uso – sem precisar das impressões, assinaturas autenticadas em cartório, arquivos etc.

Uma palavra sobre isso? Novamente, “sustentabilidade”

Isso pode – e deve – ser uma realidade para a sua empresa. Os documentos e certificados digitais vieram, também, com o propósito de desmaterialização.

Esse é um processo irreversível nas empresas. A cada dia, novas empresas aderem às aplicações que abolem o uso dos papéis utilizando módulos em ferramentas digitais que substituem processos e tarefas que antes poderiam demorar dias para serem realizados.

Usuários, empresas e governos comprovam que é mais produtivo e seguro usar documentos digitais em suas rotinas de trabalho. E a tendência é que as aplicações como a certificação digital, por exemplo, cresçam cada vez mais.

A substituição do papel pelo meio digital é mais segura

Rápida, com menos custo, porque não consome papel, tinta e tonner, além de ter uma série de benefícios ecológicos. A assinatura digital e os processos digitais são feitos por empresas como a Assinatura Sem Papel, que prestam um serviço de ‘aluguel’ de espaço na internet, na chamada nuvem.

Empresas como a sua, ou, até mesmo, pessoas físicas, contratam o sistema e passam a utilizar o meio digital para todos os documentos. E podemos garantir, com o processo online, 80% dos casos são formalizados no mesmo dia.

Já parou para pensar, nesse curto espaço de tempo de nossa conversa, em quanto você pode economizar para você, sua empresa e para o mundo?

Boa visibilidade e preferência pelos consumidores

Se todos os empresários aderirem todas as práticas possíveis de sustentabilidade para as empresas, além de reduzirem os seus custos, demonstrará a preocupação com os clientes e a sociedade gerando uma boa visibilidade e preferência pelos consumidores.

Sob um viés governamental, podemos dizer que a empresa “Estado” tem, também, muito a lucrar com a prática digital: além da agilidade e maior controle do fluxo de informações em todo o Estado, o documento digital vai proporcionar economia significativa ao governo, estimada em R$ 127 milhões em 10 anos, somente com papel, além do trabalho de contínuos, motoristas e espaços utilizados por diversos órgãos públicos para guardar processos, inclusive em áreas nobres da cidade.

Mesmo que o fator econômico ainda seja a principal mola propulsora do uso da certificação digital, a tendência, segundo diversos especialistas, é que a percepção da relação direta da sustentabilidade com a economia cresça substancialmente nas empresas.

São muitas variáveis, muitas adaptações, muitas vantagens

Em verdade vos digo: documentos e certificados digitais são o futuro das empresas e garantirão, certamente, que os empreendedores cuidem, com responsabilidade, do mundo.

Em uma realidade onde cuidar é tão necessário, saber que empresas podem ter uma visão mais zelosa, sustentável e responsável é uma luz.

Além da economia tangível, com a eliminação de papel, redução de impressão, arquivamento, transporte e manipulação de documentos, temos aquela intangível, de otimização do processo e contribuição ao meio ambiente.

Os investimentos em tecnologia da informação geralmente se pagam em seis meses. Embora seja difícil quantificar os impactos financeiros, as empresas hoje não pensam mais em quanto custa ter um certificado digital, mas sim em quanto custa não ter.

Ou seja, você está de fora dessa mudança tecnológica por qual motivo mesmo?

A Assinatura Sem Papel pode te ajudar nessa mudança de hábitos

Somos especializados em documentos e certificados digitais – garantindo segurança e qualidade.

“A Assinatura sem Papel, com alta tecnologia auxilia a organizar e gerenciar os documentos em mídia digital, uma questão muito importante no mundo tecnológico. Conseguimos com uma só plataforma: assinar documentos, enviar documentos, emitir certificados de maneira acessível e prática e também organizar e gerenciar os documentos em mídia digital. Tudo isso de maneira sustentável, tecnológica, prática, acessível e otimizada.” Leonardo Feldman, Sócio diretor na Assinatura sem Papel.

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